Înainte de orice document, merită să înțelegi câteva noțiuni care se repetă peste tot în pagină. Ele explică de ce arată sistemul anumite valori și statusuri.
Gestiuni și zone
O gestiune este un loc fizic de stoc (ex. Bar, Bucătărie, Terasă / depozit). Stocul se ține separat pe fiecare gestiune — același produs poate avea 12 buc la Bar și 0 la Terasă. O zonă (RVC) este un punct de vânzare (sală, terasă, integrare de livrare). Gestiunile și zonele se definesc în Gestiuni, Produse și Zone; aici doar le folosești.
Intrări și ieșiri
Orice document mută stocul fie în plus (intrare), fie în minus (ieșire):
- Intrări — recepțiile (NIR), plusurile de la inventar, intrarea dintr-un transfer. Cresc stocul și aduc un cost (prețul de achiziție).
- Ieșiri — bonurile de consum, dispozițiile de livrare, vânzările, minusurile de la inventar, retururile, ieșirea dintr-un transfer. Scad stocul și preiau un cost din intrările anterioare (FIFO).
Stoc documentat vs. stoc „live”
Sistemul ține două stocuri în paralel, din motive diferite:
De aceea o vânzare la casă scade stocul live, dar nu apare ca document în această pagină. Documentele din Gestiune Stoc lucrează pe stocul documentat. La inventariere, cele două se reconciliază.
Costul FIFO
Costul unei ieșiri se calculează FIFO (first-in, first-out): marfa care a ieșit preia costul de achiziție din cele mai vechi intrări rămase. De aceea ordinea și data documentelor contează: o recepție introdusă cu altă dată sau pe altă poziție schimbă costul ieșirilor de după ea — dar nu e o problemă, pentru că totul se poate corecta oricând, retroactiv (vezi mai jos). (Așa funcționează evaluarea în metoda cantitativ-valorică — vezi introducerea.)
Ordinea în zi
Când într-o zi există mai multe documente care ating aceeași gestiune, la salvare apare o fereastră care te întreabă pe ce poziție să intre documentul nou între celelalte. Poziția (ordinea în zi) stabilește ce intrare „vede” fiecare ieșire la calculul FIFO. Alegi o poziție apăsând pe spațiul dintre documente.
Totul e retroactiv (și reparabil)
Nu-ți fie teamă de greșeli sau de întârzieri. Orice document poate fi adăugat, editat sau șters retroactiv — cu dată în trecut și pe orice poziție în zi. La fiecare modificare, sistemul recalculează automat și instant toată coada FIFO de la acel punct înainte: costurile tuturor ieșirilor de după se actualizează singure, fără să refaci nimic manual.
- Ți-a venit NIR-ul mai târziu? Îl introduci cu data lui reală, pe poziția corectă — ieșirile care „așteptau” acea intrare își iau costul (vezi Backlog).
- Ai greșit o cantitate, un preț sau o dată? Editezi documentul — tot ce a urmat se recalculează singur.
- Ai pus un document pe poziția greșită în zi? Îl muți, iar FIFO se reașază de acolo înainte.
Întârzierile și greșelile nu „strică” evidența — orice se poate corecta oricând, iar sistemul reașază singur, instant, costurile FIFO. Singurul lucru care contează la final e ca documentele să aibă data și ordinea corecte.
Iertarea stocului negativ
Stocul poate ajunge negativ dacă scoți mai mult decât scrie sistemul că ai (ex. o vânzare fără recepție în spate). Două reguli importante:
- O intrare peste un stoc negativ iartă minusul: sistemul tratează stocul negativ ca 0 înainte de a aduna. Adică
-2 + 8devine8, nu6. La fel, o inventariere setează stocul exact la cât ai numărat, ștergând minusul anterior. - O ieșire (bon, dispoziție, vânzare) nu iartă: poate împinge stocul sub zero, iar documentul primește statusul „Stoc negativ”.
Statusurile documentelor
Fiecare document are un status, afișat ca etichetă colorată în liste:
| Status | Culoare | Ce înseamnă |
|---|---|---|
| OK | verde | Totul e în regulă: toate liniile au cost cunoscut și niciuna nu a împins stocul sub zero. |
| În așteptare | galben | Cel puțin o linie are valoarea necunoscută (afișată cu ?) — ieșirea nu a găsit din ce intrare anterioară să-și ia costul. Apare și în Backlog. |
| Stoc negativ | roșu | Cel puțin o linie a împins stocul sub zero. Are prioritate față de „În așteptare”. |
Fiecare tip de document are un prefix fix urmat de un număr din 4 cifre: NIR (recepție și retur), PV (proces verbal), INV (inventariere), BC (bon de consum), DL (dispoziție de livrare), BT (bon de transfer), AV (aviz / transfer extern). Ex.: NIR0042, BC0007.