Import eFactura

Gestiune Stoc 5 min de citit Markdown

eFactura este sistemul național de facturare electronică (ANAF). În loc să tastezi o recepție de la zero, poți trage facturile primite direct din ANAF și să le transformi automat în NIR-uri. Importul preia numărul facturii, data, produsele, cantitățile, prețurile și TVA-ul; tu doar alegi ce intră în recepție și legi fiecare produs de pe factură de produsul tău din stoc.

Importul pornește din butonul albastru „Import eFactura” de pe pagina Recepții. (Există și unul separat pe Procese verbale, pentru retururi mari — vezi la final.) Importul are trei pași: alegi firma și factura → alegi produsele → completezi și salvezi NIR-ul.

Pasul 1 — Alege firma și factura

Sus apar tab-uri cu firmele tale (fiecare cu CUI-ul ei). Apeși pe firma dorită, iar sistemul aduce din ANAF facturile primite pe intervalul selectat și le grupează:

Facturi de la furnizori declarați

Furnizorul există deja în sistem (potrivit după CUI). Importul merge direct la pasul 2.

Facturi de la furnizori nedeclarați

Furnizor încă neadăugat (rânduri estompate). La import ești întâi întrebat dacă vrei să-l adaugi.

Facturi ascunse

Facturile pe care le-ai pus deoparte cu butonul Ascunde (le poți readuce cu Arată).

Fereastra de import eFactura cu lista facturilor — Pasul 1: tab-urile cu firmele tale, căutarea și facturile primite grupate pe furnizori declarați / nedeclarați. Fiecare rând arată numărul facturii, furnizorul, data, numărul de produse, totalul și butoanele Import / Ascunde.

Căutarea de sus filtrează după numele furnizorului sau numărul facturii.
Facturile care au deja un NIR sunt ascunse automat; notele de credit / storno nu apar aici.
Apasă Import pe factura dorită (sau click pe rând) ca să treci la pasul 2.

Pasul 2 — Alege produsele (SGR-urile sunt debifate automat)

Se deschide detaliul facturii, cu toate liniile ei. Bifează produsele care intră în NIR — implicit sunt toate bifate, mai puțin câteva pe care sistemul le debifează singur.

Detaliul facturii cu liniile SGR debifate automat — Pasul 2: liniile facturii. Produsele reale sunt bifate; liniile de **garanție SGR de 0,50 lei** sunt automat **debifate și estompate**. (Observă că o linie „GARANTIE SGR 6×0.5LEI” la 3,92 lei rămâne bifată — regula prinde exact prețul de 0,50 lei pe bucată.)

De ce se debifează SGR-ul singur

Liniile de garanție SGR (Sistemul de Garanție-Returnare) apar pe factură ca o linie separată cu prețul fix de 0,50 lei/buc. Ele nu sunt marfă de stoc, ci o taxă de garanție pe ambalaj — așa că sistemul le recunoaște după prețul de 0,50 lei și le debifează din start. Le poți bifa manual dacă chiar ai nevoie de ele, dar de regulă le lași afară. (La fel sunt debifate și produsele pe care, la o asociere anterioară, le-ai marcat „ignoră”.)

Liniile cu cantitate ≤ 0 sunt blocate (nu se pot bifa).
Jos vezi în timp real „Total selectat” și câte produse ai bifat.
Apasă Continuă cu NIR ca să treci mai departe.

Pasul 3 — Asociază produsele și salvează NIR-ul

Formularul de recepție se deschide deja precompletat din factură: numărul, data și liniile bifate, cu denumirile, cantitățile, prețurile și TVA-ul de pe factură. Mai ai de făcut trei lucruri: să asociezi fiecare linie cu produsul tău local, să alegi gestiunea și comisia, apoi să salvezi.

Formular NIR precompletat din eFactura, cu Produs Local de completat — Pasul 3: NIR-ul precompletat din factura SB6386. Coloana **Produs Local** este goală („Scrie pentru a căuta…”) — la prima import-are de la acest furnizor trebuie să faci tu asocierea. Liniile SGR de 0,50 lei lipsesc (au rămas debifate la pasul 2).

Asocierea se face o singură dată — apoi se ține minte

Prima dată când imporți de la un furnizor, coloana Produs Local este goală: pentru fiecare linie cauți și alegi produsul tău din stoc (și, la nevoie, setezi Transfer UM — vezi Recepții). După ce salvezi NIR-ul, sistemul reține legătura denumire de pe factură → produs local pentru acel furnizor. La următoarea factură de la același furnizor, aceleași produse se precompletează automat — nu mai faci asocierea de la zero.

Liniile identice se grupează

Dacă factura conține mai multe linii pentru același produs (aceeași denumire, același preț unitar și aceeași cotă TVA), sistemul le adună într-o singură linie în NIR, însumând cantitățile. În exemplul de mai sus, cele trei linii de „0.75L IL PROSECCO MIONETT” (1 + 1 + 7) au devenit o singură linie cu cantitatea 9. Așa NIR-ul rămâne curat, fără rânduri duplicate.

După ce ai asociat produsele, ai ales gestiunea și ai completat comisia de recepție, apeși Adaugă — și NIR-ul se salvează ca orice recepție obișnuită.

Situații speciale

Furnizor nedeclarat

La import dintr-o factură de la un furnizor neadăugat, ești întrebat dacă vrei să-l adaugi în sistem (cu datele luate din factură). După adăugare, importul continuă.

Autentificare ANAF

Dacă firma nu e autentificată la ANAF, fereastra cere o autentificare ANAF (prin certificatul tău). Dacă serviciile ANAF sunt momentan indisponibile, primești un mesaj — reîncearcă mai târziu.

Factura are deja NIR

Facturile deja recepționate sunt ascunse din listă, ca să nu le imporți de două ori.

Import eFactura pentru retururi (Procese verbale)

Pe pagina Procese verbale există un import eFactura separat, pentru cazuri speciale: retururi mari către furnizor, întinse pe mai multe facturi/NIR-uri. Acolo se afișează doar facturile care conțin linii cu cantitate negativă, iar importul produce un proces verbal de ajustare.

Vezi tot capitolul: Gestiune Stoc