Cum adaugi recepții (NIR-uri)

Cum adaugi recepții (NIR-uri) în Chappa POS

Recepțiile (NIR-uri - Note de Intrare-Recepție) sunt documentele prin care înregistrezi intrarea de marfă pe stoc. Sistemul Chappa POS aplică regula FIFO (First In, First Out) la gestionarea stocului, iar fiecare NIR adăugat alimentează stocul și afectează calculul costurilor în ordinea corectă.

1. Navigare în modulul de recepții

1. Din meniul principal, intră în Gestiune Stoc – secțiunea care centralizează toate operațiunile pe stoc.
2. Poți selecta perioada de afișat (există butoane rapide, ex. „Tot anul").
3. Mergi în secțiunea NIR-uri, unde găsești două subsecțiuni: Recepții și Retururi.
4. Alege Recepții pentru a vedea analiza recepțiilor existente și lista furnizorilor declarați.

2. Adăugarea unui furnizor

Înainte de a crea un NIR, furnizorul trebuie să fie declarat în sistem.

1. În panoul din dreapta (lista furnizorilor), apasă butonul +.
2. Completează datele furnizorului:
   • Fără integrare e-Factură: introduci manual datele (nume, CUI etc.) și apeși Adaugă.
   • Cu integrare e-Factură: selectezi firma din lista companiilor tale, iar sistemul populează automat toate datele furnizorului din e-Factură.
3. Furnizorul apare imediat în lista din dreapta și este gata de utilizat.

3. Crearea unui NIR

Varianta manuală (fără e-Factură)

1. Apasă butonul + NIR.
2. Completează manual câmpurile: numărul facturii, data, produsele, cantitățile, prețurile.

Varianta cu e-Factură (recomandat)

1. Apasă butonul de import din e-Factură (butonul de sus, lângă + NIR).
2. Selectează firma (dacă ai mai multe firme în cont).
3. Se afișează lista tuturor e-facturilor disponibile. Facturile de la furnizori declarați sunt evidențiate – acestea sunt cele relevante pentru recepția de marfă (nu utilități, curent etc.).
4. Selectează factura dorită și apasă Import.
5. Sistemul îți cere să selectezi care produse de pe factură intră în NIR – bifezi ce dorești să recepționezi.
6. Ești dus automat în interfața de editare a NIR-ului, cu produsele deja populate.

4. Maparea produselor (prima utilizare)

La prima recepție de la un furnizor, trebuie să faci maparea dintre produsele de pe factură și produsele din gestiunea locală. Această operație se face o singură dată – sistemul memorează corespondența pentru viitor.

1. Pentru fiecare linie de produs, asociezi produsul din factură cu produsul corespunzător din gestiunea locală.
2. Se completează automat: denumirea de pe factură, cantitatea, unitatea de măsură.

5. Transferul unității de măsură

Câmpul Transfer UM (Transfer Unitate de Măsură) este esențial când unitatea de măsură de pe factură diferă de cea din gestiunea locală. Există un buton cu semnul întrebării care explică scopul direct în interfață.

Exemple practice:

• Factura conține un bax de bere cu 24 sticle, dar tu ții berea la sticlă în gestiune → scrii 24.
• Factura conține o sticlă de vin de 700 ml, tu ții vinul la mililitru → scrii 700.
• Factura conține o sticlă de vin de 700 ml, tu ții vinul la litru → scrii 0.7.
• Factura și gestiunea locală folosesc aceeași unitate (ex. bucată = bucată) → scrii 1.

Regula generală: câmpul indică câte unități locale se găsesc într-o unitate de pe factură.

6. Navigare rapidă în liniile NIR-ului

• Poți naviga între linii cu săgețile de pe tastatură.
• Ținând Shift apăsat + săgeți, te deplasezi între celule
• Ștergând o linie, aceasta dispare imediat; adăugând date pe o linie goală, se creează automat una nouă.

7. Câmpuri obligatorii înainte de salvare

• Comisia de recepție – numele personalului care a efectuat recepția fizică a mărfii.
• Număr NIR – se completează automat.
• Data – implicit este data facturii, dar poate fi modificată.
• Numărul facturii – preluat automat din e-Factură.
• Gestiunea – selectezi în ce gestiune intră marfa recepționată.

Dacă aceeași factură alimentează două gestiuni diferite, trebuie create două NIR-uri separate, câte unul pentru fiecare gestiune.

8. Salvarea și editarea

1. După completarea tuturor câmpurilor, apasă Adaugă.
2. NIR-ul apare în lista de recepții și poate fi accesat prin click.
3. Apasă Editează pentru a modifica oricând un NIR existent.

9. NIR-uri retroactive

NIR-urile pot fi create retroactiv, la orice dată anterioară. Sistemul recalculează automat întreaga coadă FIFO de la data respectivă până în prezent, asigurând corectitudinea costurilor.

10. Retururi

Din aceeași secțiune NIR-uri, poți crea și retururi către furnizori, accesând subsecțiunea Retururi.