Cum emiți și trimiți o factură pe e-Factura

Cum emiți și trimiți o factură pe e-Factura direct din Chappa POS

Această funcționalitate îți permite să generezi și să transmiți facturi fiscale în sistemul național e-Factura (ANAF) direct din Chappa POS, pornind de la o încasare sau un bon fiscal deja emis. Este utilă în special în HoReCa, unde clienții persoane juridice solicită factură pe CUI-ul firmei lor.

PASUL 1 – Colectarea CUI-ului la masa clientului (interfața ospătar)

1. La momentul cererii notei, ospătarul intră în fluxul de încasare.
2. La câmpul „CUI" se introduce codul unic de înregistrare indicat de client.
3. Se finalizează încasarea normal (cash, card etc.).
4. Din acest moment, bonul fiscal conține CUI-ul firmei client și este eligibil pentru facturare.

PASUL 2 – Accesarea modulului e-Factura din Back Office

1. Intră în secțiunea Back Office a sistemului.
2. Navighează la modulul e-Factura.
3. Selectează tabul Facturare.
4. Vei vedea lista facturilor deja emise. Facturile deja trimise sunt marcate corespunzător.

PASUL 3 – Crearea unei facturi noi din încasare

1. Apasă pe Factură nouă din încasare.
2. Se va deschide lista încasărilor recente.
   • Încasările deja facturate sunt marcate și nu pot fi selectate din nou.
   • Încasările cu CUI pe bon sunt evidențiate vizual și afișează CUI-ul clientului.
   • Poți extinde fiecare înregistrare pentru a vedea detaliile consumației.
   • Afișează și numărul bonului fiscal corespunzător.
3. Selectează una sau mai multe încasări/bonuri pentru care se emite factura (se pot cumula pe o singură factură).
4. Odată selectate, butonul Facturează devine activ. Apasă-l.

PASUL 4 – Completarea și salvarea facturii

1. Se deschide formularul facturii. Sistemul interoghează automat baza de date ANAF și completează toate datele firmei (denumire, adresă etc.) pe baza CUI-ului introdus pe bon.
2. Verifică și completează câmpurile:
   • Firma emitentă – sistemul suportă mai multe firme emitente, o poți selecta pe cea dorită.
   • Serie și număr factură – generate automat, se pot ajusta.
   • Data emiterii și data scadenței.
3. Secțiunea de produse se populează automat din bon. Ai două variante:
   • Detaliat – fiecare produs apare pe linie separată (implicit).
   • Sumar – apare o singură linie cu descrierea „Consumație conform bon nr. X din data Y ora Z". Unii clienți preferă această variantă.
4. Unitatea de măsură: sistemul convertește automat unitatea din Chappa POS în echivalentul standardizat din e-Factura (ex. „bucăți" → codul „C62"). Poți schimba manual dacă este necesar.
5. Observații: se completează automat cu referința la bonul/bonurile selectate. Se poate edita liber.
6. Apasă Salvează. Factura este confirmată și apare în listă cu statusul Netrimisă.

PASUL 5 – Trimiterea facturii în e-Factura (ANAF)

1. Din lista facturilor, apasă pe factura cu statusul „Netrimisă".
2. Se deschide vizualizarea facturii, unde ai opțiunile:
   • Export – descarcă factura local.
   • Marchează ca neîncasată.
   • Trimite în e-Factura – apasă această opțiune pentru a o transmite la ANAF.
3. Factura este trimisă și procesată. Când ajunge la cumpărător, statusul se actualizează la Acceptată.
4. O factură acceptată nu mai poate fi editată sau ștearsă.

PASUL 6 – Stornarea unei facturi (dacă este necesar)

Dacă trebuie să anulezi o factură deja trimisă și acceptată în e-Factura:

1. Deschide factura din listă și apasă Stornează.
2. Sistemul întreabă în ce dată să se emită factura de stornare. Confirmă data.
3. Se generează automat o factură de stornare (cu valoare negativă), iar încasările aferente revin la statusul „nefacturate".
4. Factura originală este marcată ca Stornată.
5. Nova factură storno apare în listă cu statusul Netrimisă și poate fi editată sau ștearsă câtă vreme nu a fost trimisă la ANAF.
6. Trimite și factura storno în e-Factura urmând același flux de la Pasul 5.

NOTĂ IMPORTANTĂ

• Orice factură netrimisă poate fi editată sau ștearsă libер.
• Odată ce o factură este în curs de trimitere sau trimisă la ANAF, sistemul blochează orice modificare sau ștergere directă. Singura modalitate de corecție este emiterea unei facturi ulterioare (storno sau de corecție).